IA pour expert-comptable : 7 automatisations de cabinet

Dans un cabinet d'expertise comptable, l'IA pose deux questions avant toute autre : que peut-on lui confier sans engager la responsabilité du cabinet, et que fait-on des données des clients qui transitent par un service externe ? Cet article répond aux deux. Il décrit sept automatisations qui tournent dans des cabinets de deux à trente personnes, toutes construites sur le même principe : l'IA prépare, le collaborateur vérifie, l'expert décide. Et il donne le cadre RGPD en six points.

Le principe : préparer, pas décider

Un workflow d'automatisation enchaîne cinq briques : un déclencheur (un mail, un fichier, une heure), un filtre, une IA, une action, un contrôle. L'IA n'occupe qu'un bloc. Dans un cabinet, ce bloc fait trois choses : classer (un mail, une pièce), extraire (les données d'une facture, les informations d'un CV), rédiger (une relance, un accusé de réception, une note). Il ne fait jamais : comptabiliser, conseiller, répondre sur le fond à une question fiscale, sociale ou juridique.

La règle technique qui va avec : le code calcule, l'IA rédige. Les totaux, les contrôles de cohérence, les pénalités de retard sont calculés par un bloc de code déterministe ; l'IA met en mots ce qu'on lui donne, avec l'interdiction d'inventer. La méthode complète.

1. Le tri du courrier par nature

Chaque mail entrant est classé : pièces (le client envoie des documents), question fiscale, question sociale, question juridique, administration (impots.gouv, URSSAF, greffe), fournisseur, urgent (contrôle, mise en demeure, délai sous 48 heures), autre. Le prompt détecte aussi le dossier client probable, d'après la liste des clients, et l'échéance citée. Étiquette dans Gmail ou Outlook, journal, alerte au responsable pour les urgents. Un mail « pièces » avec une pièce jointe PDF enchaîne automatiquement sur l'extraction de facture.

2. La pré-saisie des factures

Une facture fournisseur reçue par mail (PDF ou image) est lue : fournisseur, SIREN, numéro, dates, HT, TVA, TTC, taux, IBAN, TVA intracommunautaire, mode de paiement. Pour les PDF scannés, un OCR (Mistral OCR, hébergé en Europe, moins d'un centime la page). Puis le code vérifie : HT + TVA = TTC à deux centimes près, taux cohérent, échéance postérieure à la date, IBAN valide par clé de contrôle, absence de doublon. Ce qui échoue est marqué « à vérifier » avec les motifs. Le PDF est renommé et classé dans le dossier Drive du client ; la ligne arrive dans l'onglet du client, avec une suggestion de compte marquée « suggestion ».

Rien n'est comptabilisé. C'est une pré-saisie, le collaborateur valide. La sortie peut être formatée pour l'import dans le logiciel de production du cabinet.

3. Les pièces manquantes

Chaque mois, le code compare, par dossier, les pièces attendues et les pièces reçues. L'IA rédige le mail au client : liste des manquantes, date limite, moyen de dépôt, ton courtois, aucun reproche. En brouillon, ou en envoi direct pour les dossiers stabilisés. Si la liste est vide, le prompt renvoie un mot-clé exact et le workflow s'arrête : pas de mail poli pour rien.

4. La FAQ clients

« Quelles pièces pour la TVA du trimestre ? » « Comment accéder au portail ? » « C'est quand, l'échéance ? » Une base de 40 à 60 réponses validées par le cabinet. L'IA cherche la réponse applicable, la reformule pour la question posée, cite l'entrée utilisée. Garde-fou renforcé : toute question dont la réponse dépend de la situation du client est « hors base » ; brouillon d'attente, et le collaborateur répond. Les questions hors base alimentent un onglet « FAQ à créer », revu chaque semaine.

L'envoi automatique, s'il est activé, se limite aux questions pratiques marquées « envoi auto », avec un plafond quotidien et la mention « réponse automatique ».

5. La préparation du rendez-vous de bilan

Une heure avant, le collaborateur reçoit une fiche : les chiffres clés tels que fournis (CA, résultat, trésorerie, N-1), les événements de l'année, les questions que le client a posées dans ses mails et qui attendent une réponse, les documents à demander, et les sujets à préparer par l'expert, marqués « à valider ». Aucun calcul, aucune interprétation. Le rendez-vous lui-même, s'il est enregistré avec l'accord du client, est résumé : documents demandés, échéances évoquées, options à arbitrer listées sans être tranchées, engagements du cabinet.

6. La veille réglementaire

Chaque lundi : flux du BOFiP, actualités URSSAF, impots.gouv, service-public pro, site de l'Ordre. Ce qui a changé dans la semaine, qui est concerné, à partir de quand, avec les références, pour les collaborateurs. Et une version vulgarisée pour les clients, qui se termine par « selon votre situation, contactez votre interlocuteur au cabinet ». Le prompt a l'interdiction d'interpréter : « à confirmer » pour tout ce qui n'est pas dans le texte.

7. Les relances : lettres de mission et honoraires

Lettres de mission non retournées : paliers à 7 et 15 jours, ton institutionnel, rappel que la mission ne démarre pas sans signature. Honoraires impayés : trois paliers (rappel courtois, relance ferme, mise en demeure préparée), avec les pénalités calculées par le code selon les conditions du cabinet, et au troisième palier, la clause de suspension de mission citée textuellement depuis un onglet de paramètres, avec validation de l'associé. Tout en brouillon ; la mise en demeure part en recommandé.

Ce qu'on ne fait pas

Noter ou trier des candidats. Un workflow de suivi de candidatures extrait les informations factuelles d'un CV (logiciels maîtrisés, diplôme déclaré), repère les pièces manquantes, envoie l'accusé de réception avec la mention d'information. Il ne note pas, ne classe pas, n'écarte pas : ce serait une décision individuelle automatisée (article 22 du RGPD) et un usage à haut risque au sens du règlement européen sur l'IA. Le prompt ignore l'âge, la photo, l'origine, la situation familiale, même s'ils figurent au CV.

Répondre sur le fond. Aucune réponse fiscale, sociale ou juridique personnalisée n'est rédigée par l'IA pour un client. Les prompts de cabinet portent tous cette ligne.

Confirmer qu'une personne est cliente. Pour les avis en ligne, le secret professionnel impose une réponse générale et un renvoi vers un contact direct.

Le cadre RGPD en 6 points

Un cabinet est responsable de traitement pour ses propres données, et souvent sous-traitant de ses clients pour la paie et certaines missions. Ajouter un service d'IA, c'est ajouter un sous-traitant ultérieur : le contrat avec le client doit le permettre. À vérifier avec le DPO ou l'avocat du cabinet avant d'activer les workflows sur les données de paie.

Cartographier : par workflow, quelles données personnelles, de qui, vers quel fournisseur, dans quelle région.
Choisir le fournisseur : traitement en Europe (projet OpenAI « Europe » avec zéro conservation ; Mistral, entreprise française, Europe par défaut ; Anthropic avec option de résidence), pas d'utilisation pour l'entraînement, zéro conservation quand c'est possible.
Signer le DPA de chaque fournisseur et l'archiver.
Inscrire au registre chaque workflow comme un traitement : finalité, base légale, catégories, destinataires, durées.
Informer : politique de confidentialité, mention sous les formulaires, phrase avant un enregistrement de rendez-vous, mention dans les accusés de réception.
Minimiser et purger : n'envoyer que le nécessaire (numéro de dossier plutôt que nom, 3 000 caractères plutôt que le mail entier), fixer des durées (candidats non retenus : 2 ans ; exécutions conservées dans l'outil : 14 à 30 jours), et un workflow de purge.

Les recommandations de la CNIL sur l'IA générative vont dans le même sens : un besoin défini, des usages encadrés sans délégation de décision, une vérification de ce que le fournisseur fait des données.

Les outils et le coût

n8n, de préférence auto-hébergé pour un cabinet (données chez vous), ou Make en région EU. Gmail ou Outlook, Google Sheets ou Drive (ou SharePoint), et un fournisseur d'IA en Europe. Coût d'IA pour les sept automatisations d'un cabinet de dix personnes : quelques euros par mois ; l'OCR et la transcription sont les seuls postes qui pèsent. Le coût réel est le temps de mise en place et la rédaction de la base FAQ, qui est un travail utile en soi.

Le programme Autoflux fournit ces workflows avec leurs variantes cabinet, vingt prompts écrits pour l'expertise comptable, le registre pré-rempli et la check-list RGPD. Le module 0 est gratuit. Pour les autres métiers : consultants, agents immobiliers.